Conditions d'utilisation du LMS

La présente politique est établie par la SPRL Dokeos dont le siège social est situé rue Provinciale, 264 à 1301, Bierges, BELGIQUE, adresse e-mail : info@dokeos.com, numéro d'enregistrement : BE 0862 938 031 (ci-après dénommée "Dokeos").

Dokeos est l'éditeur du logiciel d'apprentissage en ligne appelé Dokeos LMS (Learning Management System).
 

Cette politique s'applique à toutes les instances de Dokeos LMS qui sont hébergées pour le compte de ses clients. Son but est de vous informer, en tant qu'utilisateur final, sur la manière dont Dokeos collecte et traite vos données personnelles.

Dokeos attache une grande importance au respect de votre vie privée et à la sécurité de vos données personnelles. Dokeos agit en toute transparence, conformément à la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel et au règlement (UE) 2016/679 (ci-après dénommé "règlement général sur la protection des données" ou "RPDG").
Si vous souhaitez répondre à l'une des pratiques décrites ci-dessous, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante : privacy@dokeos.com
 

1. Consentement
 

En accédant au LMS (Learning Management System) de Dokeos et en l'utilisant, vous déclarez avoir lu les informations décrites ci-dessous, accepter cette politique et consentir expressément à ce que Dokeos collecte et traite, conformément aux termes et principes décrits ci-dessous, les données personnelles que vous nous communiquez par le biais du LMS, aux fins indiquées ci-dessous.

Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Le retrait de votre consentement ne compromet pas la légalité du traitement fondé sur le consentement.

2. Quelles sont les données collectées par Dokeos ?
 

En visitant et en utilisant le LMS de Dokeos, vous consentez expressément à ce que Dokeos collecte et traite, selon les termes et principes décrits ci-dessous, vos données personnelles.

Il existe deux types de données personnelles que le LMS Dokeos collecte et traite : les données personnelles fournies par le détenteur de la licence LMS et l'organisateur des cours d'e-learning que vous suivez sur le LMS, d'une part, et les données que Dokeos collecte en tant que fournisseur de logiciels, auprès des utilisateurs du logiciel, d'autre part.

Les données personnelles fournies par le détenteur de la licence LMS (le Responsable du traitement ) et l'organisateur des cours e-learning que vous suivez sur le LMS

Dans le cadre des données personnelles fournies par le Responsable du traitement sur le LMS, le Responsable du traitement est la personne responsable des données, le processeur et Dokeos le sous-traitant.

En tant que sous-traitant, Dokeos collecte et traite les données personnelles au nom et pour le compte du responsable du traitement des données.

Dokeos, le sous-traitant, agit exclusivement sur ordre du responsable du traitement.

Conformément aux instructions du responsable du traitement et aux dispositions du présent contrat, le sous-traitant ne traitera pour le compte du responsable du traitement que des données à caractère personnel pour les missions énumérées ci-dessous :

• l'hébergement des contenus pédagogiques multimédia du sous-traitant
• héberger la liste des personnes inscrites sur la LMS
• contrôler l'accès aux ressources des personnes inscrites sur le LMS (login, mot de passe), en fonction de leur rôle (apprenant, formateur, administrateur)
• offrir des activités de formation, d'exercice, d'évaluation, de validation des connaissances et des compétences
• permettre des activités d'interaction entre les utilisateurs (annonces, affectations, forums, etc.)
• permettre le suivi et la supervision des cours de formation (suivi des cours d'e-learning)
• gérer la communauté des apprenants
• permettre la publication de documents administratifs (certificat / attestation de formation,relevé du temps passé dans les activités de formation)

Le contrat de licence LMS signé par le responsable du traitement et le sous-traitant définit les obligations du sous-traitant en ce qui concerne les données à caractère personnel des utilisateurs finaux comme suit :

a) Le sous-traitant est lié par la confidentialité des données à caractère personnel qu'il reçoit du sous-traitant

b) Le sous-traitant s'engage à ce que ses employés, qui sont autorisés à traiter les données à caractère personnel :

• se soient engagés à respecter la confidentialité des données à caractère personnel ou;
• soient liés par une obligation légale de confidentialité appropriée

c) Seules les données à caractère personnel strictement nécessaires à l'exécution du présent contrat doivent et peuvent être traitées par le sous-traitant.

d) Le sous-traitant ne conservera pas les données plus longtemps que nécessaire pour l'exécution des tâches pour lesquelles elles sont mises à disposition. Si les données ne sont plus nécessaires par la suite, le sous-traitant les supprimera de manière appropriée et définitive.

e) Le sous-traitant s'engage à prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger et sécuriser les données à caractère personnel et leur traitement.

f) Le sous-traitant veillera à ce que les lieux où les données à caractère personnel qui seront traitées pour le compte du sous-traitant ne soient pas accessibles à des personnes non autorisées. À cette fin, il prendra les mesures organisationnelles nécessaires.

g) Le sous-traitant limite l'accès aux données à caractère personnel traitées aux membres du personnel qui ont besoin de ces données pour exécuter les tâches qui leur sont assignées par le sous-traitant en vertu de la présente licence.

h) Le sous-traitant s'engage à exiger explicitement de ses collaborateurs le respect des dispositions réglementaires relatives au traitement des données à caractère personnel.

i) Le sous-traitant aide le sous-traitant à assurer un niveau de sécurité approprié au risque de violation, de perte, de divulgation non autorisée, d'altération des données à caractère personnel.

2. Les données que Dokeos collecte en tant que fournisseur de logiciel, auprès des utilisateurs du logiciel, par contre pour lesquelles Dokeos est le sous-traitant (voir les sections 8., 9. et 10. ci-dessous) :

• votre domaine personnel (adresse IP dynamique), qui est automatiquement détecté par le serveur lors de chaque visite au LMS
• des informations sur les pages que vous avez consultées sur le logiciel
• l'heure de vos connexions au LMS
• le lien entre les différentes pages que vous avez visitées et vos identifiants

Dokeos peut également être amené à collecter des données non personnelles. Ces données sont qualifiées de données non personnelles parce qu'elles n'identifient pas directement ou indirectement une personne en particulier. Elles peuvent donc être utilisées à n'importe quelle fin, par exemple pour améliorer le LMS et les informations qu'il contient.

Dans le cas où des données non personnelles sont associées à des données personnelles, de sorte qu'une identification des personnes concernées est possible, ces données seront traitées comme des données personnelles jusqu'à ce que leur rapprochement avec une personne particulière soit rendu impossible.

3. Comment Dokeos collecte-t-il vos données ?

Dokeos collecte vos données personnelles de la manière suivante :

• lors de l'utilisation du LMS de Dokeos
• à travers les cookies

4. Quels sont les objectifs poursuivis par Dokeos ?

Vos données personnelles ne sont collectées et traitées que pour les finalités mentionnées ci-dessous :

• le suivi du temps passé, de vos scores et de vos performances dans les différentes activités d'apprentissage en ligne des cours de formation
• le traçage de votre progression dans les modules d'apprentissage
• la délivrance de certificats, de niveaux de compétences et toutes les données de performance recueillies à partir de vos différents parcours d'apprentissage

5. Quelle est la durée de conservation de vos données ?

Dokeos ne conserve vos données personnelles que pendant le temps raisonnablement nécessaire aux fins poursuivies et conformément aux exigences légales et réglementaires, soit un an au maximum.

6. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

Par demande écrite, datée et signée, envoyée à l'adresse mentionnée à privacy@dokeos.com et en justifiant de votre identité (en joignant une copie de votre carte d'identité / passeport), vous pouvez nous demander de :

• d'obtenir gratuitement une communication écrite ou une copie de vos données personnelles qui ont été collectées. La copie de vos données vous sera communiquée au plus tard dans le mois suivant la réception de votre demande écrite
• d'obtenir, dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d'un mois, la rectification gratuite de vos données à caractère personnel qui seraient inexactes, incomplètes ou non pertinentes, ainsi que leur complément si elles s'avèrent incomplètes
• limiter le traitement de vos données à caractère personnel, en particulier dans les cas suivants :
  1. lorsque vous contestez l'exactitude d'une donnée et seulement pendant la période où Dokeos peut la contrôler
  2. lorsque, bien qu'elles ne soient plus nécessaires à la poursuite des objectifs du traitement, vous en avez besoin pour exercer ou défendre vos droits en justice
• obtenir la suppression de vos données à caractère personnel, en particulier lorsque l'une des raisons suivantes s'applique :
  1. vos données ne sont plus nécessaires pour la réalisation des finalités du traitement
  2. vous avez retiré votre consentement au traitement de vos données et il n'y a pas d'autre base juridique pour le traitement.

7. Qui a accès à vos données ?

Vos données ne sont accessibles aux employés de Dokeos et à ses sous-traitants que dans le cadre strict de la relation de travail qui les lie à Dokeos et pour laquelle ils se sont engagés à respecter la présente politique.

Dokeos ne divulgue pas vos informations personnelles à un tiers sans votre consentement préalable, sauf si cela est nécessaire pour répondre à vos demandes, ou si Dokeos est légalement tenu de le faire.

8. Est-ce que Dokeos utilise des cookies ?

Le LMS utilise des cookies pour rendre la navigation plus utile et plus fiable. Certains de ces cookies sont essentiels au fonctionnement du LMS, d'autres permettent d'améliorer votre expérience.

La plupart des navigateurs web sont configurés pour accepter automatiquement les cookies. Si vous souhaitez personnaliser leur gestion, vous devez modifier les paramètres de votre navigateur. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ci-dessous.

En visitant et en utilisant le LMS, vous acceptez expressément la gestion des cookies décrite ci-dessous.

Définition : Un "cookie" est un fichier de données ou de textes que le serveur d'un LMS enregistre de manière temporaire ou permanente sur l'équipement de l'utilisateur (disque dur de l'ordinateur, tablette, smartphone ou tout autre appareil similaire) par l'intermédiaire de son navigateur.

Les cookies conservent un certain nombre d'informations, telles que les préférences linguistiques des visiteurs. D'autres cookies collectent des statistiques sur les utilisateurs d'un LMS ou veillent à ce que les graphiques apparaissent correctement et que les applications fonctionnent bien sur le LMS.

9. Quels sont les types de cookies utilisés par Dokeos ?

Sur le LMS, Dokeos utilise les cookies suivants :

• Les cookies essentiels ou techniques: ces cookies sont essentiels au fonctionnement du LMS, permettent une bonne communication et sont destinés à faciliter la navigation.
• Les cookies fonctionnels: ces cookies permettent l'activation de fonctionnalités spécifiques sur le LMS afin d'améliorer la convivialité et l'expérience de l'utilisateur, notamment en mémorisant ses choix de préférences (par exemple la langue).

La durée de conservation des cookies varie en fonction de leur type : les cookies essentiels sont généralement conservés jusqu'à la fermeture du navigateur, tandis que les cookies fonctionnels restent valables pendant 1 an.

10. Comment pouvez-vous gérer / désactiver les cookies ?

La plupart des navigateurs sont configurés pour accepter automatiquement les cookies, mais tous vous permettent de personnaliser les paramètres en fonction des préférences de l'utilisateur.

Si vous ne souhaitez pas que le LMS place des cookies sur votre ordinateur / appareil mobile, vous pouvez facilement les gérer ou les supprimer en modifiant les paramètres de votre navigateur. Vous pouvez également programmer votre navigateur pour qu'il vous envoie une notification lorsque vous recevez un cookie et décidez de l'accepter ou non.

Si vous souhaitez bloquer et/ou gérer certains cookies, vous pouvez le faire en suivant le lien lié à votre navigateur :

 Internet Explorer: http://windows.microsoft.com/en-us/windows-vista/block-or-allow-cookies
Chrome: https://support.google.com/accounts/ansDokeosr/61416?hl=en
Firefox: https://support.mozilla.org/en-US/kb/
Safari: http://support.apple.com/kb/PH5042

Si vous désactivez certains cookies, il est possible que certaines parties du LMS ne soient pas consultables et/ou utilisables ou seulement partiellement.

11. Comment Dokeos sécurise-t-il vos données personnelles ?

Dokeos met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité de la collecte et du traitement des données par rapport aux risques présentés par le traitement et à la nature des données à protéger. Dokeos prend en compte l'état des connaissances, les coûts de mise en œuvre et la nature, l'étendue, le contexte et la finalité du traitement ainsi que les risques pour vos droits et libertés.

Dokeos utilise toujours des technologies de cryptage qui sont reconnues comme des normes industrielles dans le secteur informatique lorsque Dokeos transfère ou reçoit des données sur le LMS.

Dokeos a mis en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger et prévenir la perte, le mauvais usage ou l'altération des informations reçues sur le LMS.

12. Déposer une plainte ?

Si vous souhaitez réagir à l'une des pratiques décrites dans la présente politique, vous pouvez nous contacter aux adresses indiquées dans "privacy@dokeos.com".

Vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission belge de la protection de la vie privée à l'adresse suivante

Commission de la protection de la vie privée
Rue de la Presse, 35
1000 Brussels
Téléphone : + 32 2 274 48 00
Fax : + 32 2 274 48 35
commission@privacycommission.be

Vous pouvez également déposer une plainte auprès du tribunal le plus proche de votre domicile.

Pour de plus amples informations sur les plaintes et les recours possibles, vous êtes invité à consulter l'adresse suivante de la Commission belge de la protection de la vie privée :

https://www.privacycommission.be/de/node/19254

13. Comment nous contacter ?

Pour toute question et/ou plainte, notamment quant au caractère clair et accessible de cette politique, vous pouvez nous contacter aux adresses suivantes :

Par courrier électronique : privacy@dokeos.com

Par courrier : Dokeos SPRL, Provincial Street, 264, 1301 BIERGES

Modification de cette politique

Dokeos se réserve le droit de modifier les dispositions de cette politique à tout moment. Les modifications seront publiées avec un avertissement quant à leur entrée en vigueur.

14. Droit applicable et juridiction compétente

Cette politique est régie par le droit belge.

Tout litige relatif à l'interprétation ou à l'exécution de la présente Politique sera soumis au droit belge et relèvera de la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Nivelles, Belgique.

Dernière mise à jour : avril 21, 2020